KI-Assistent im Handwerk: Angebote vorbereiten, während Sie arbeiten

So kann der Ablauf in einem Elektrobetrieb aussehen; Betrieb, Kunde und Werte sind erfunden:

1. Ein Kunde schickt per E-Mail ein Foto seines alten Zählerschranks und fragt nach einer Erneuerung.
2. Der Assistent erkennt die Anfrage, findet den Kunden in sevDesk und meldet sich per Telegram: „Neue Anfrage Zählerschrank. Entwurf: 9 Stunden nach Ihrer Regel, Material zu Ihren Einkaufspreisen plus Aufschlag. Als Angebotsentwurf anlegen?“
3. Sie antworten per Sprachnachricht: „Ja, aber 10 Stunden, der Schrank ist im Keller.“
4. Der Assistent legt den Entwurf an und fragt: „Soll ich mir merken: Zählerschrank im Keller plus eine Stunde?“ Gespeichert wird die Regel erst nach Ihrem Ja.
5. Verschickt wird das Angebot erst, wenn Sie es freigeben.

Warum rechnet nicht die KI? Sprachmodelle verstehen Texte gut, können sich bei Zahlen aber verrechnen und klingen dabei überzeugt. Preise, Mengen und Summen gehören deshalb in festen Programmcode, der jedes Mal gleich rechnet und sich nachprüfen lässt.

sevDesk hat eine offizielle Programmierschnittstelle. Laut Dokumentation lassen sich darüber unter anderem Kontakte, Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine anlegen und aus einem Angebot eine Rechnung erzeugen. Den Zugang erzeugen Sie selbst als API-Schlüssel in Ihrem Konto. Ob alle Schritte in Ihrem Tarif und mit Ihren Einstellungen funktionieren, sollte vor einem Festpreis geprüft werden.

Telegram bietet eine offen dokumentierte Schnittstelle für Bots. Ein Bot kann Text, Fotos und Sprachnachrichten empfangen und Knöpfe für Freigaben anzeigen. Normale Nachrichten kosten nichts.

Viele Betriebe nutzen weitere Programme, etwa für Großhandelspreise oder Projektplanung. Ob und wie sie sich anbinden lassen, hängt von deren Schnittstellen ab und gehört ebenfalls in die Prüfung vor dem Festpreis.

Für Handwerkerleistungen gilt außerdem: Ihre Kunden können nach § 35a EStG eine Steuerermäßigung für die Arbeitskosten bekommen. Dafür müssen sie eine Rechnung erhalten und unbar bezahlen, und die Arbeitskosten sollten auf der Rechnung erkennbar sein. Ein Assistent sollte Arbeits- und Materialkosten deshalb von Anfang an getrennt führen.

• Für die KI-Verarbeitung braucht es einen Anbieter mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, am besten über Ihr eigenes Geschäftskonto.
• Vorher wird festgelegt, welche Daten der Assistent sehen darf und wo sie verarbeitet werden.
• Telegram verschlüsselt normale Chats zwischen Gerät und Server und speichert sie in seiner Cloud; Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind nur geheime Chats. Nachrichten an einen Bot laufen über die Server von Telegram. Schicken Sie dorthin deshalb nur Zusammenfassungen und Freigaben, mit so wenig Kundendaten wie möglich.
• Jede Aktion wird protokolliert, damit Sie später nachvollziehen können, was der Assistent getan hat.

Wer KI-Systeme einsetzt, muss außerdem die EU-KI-Verordnung beachten; welche Pflichten gelten, hängt vom Einsatz ab. Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung.

Einmalig entsteht der Aufbau: Ablauf aufnehmen, Schnittstellen prüfen, Assistent bauen und testen. Bei NorthProfit Studio beginnt das mit einer kurzen Prüfung der Schnittstellen; danach gibt es einen Festpreis mit Abnahmetests.

Laufend kommen ein Server, die Nutzung des KI-Modells und, wenn gewünscht, Betreuung dazu. Server und KI-Nutzung bezahlen Sie am besten direkt über eigene Konten; die Höhe hängt davon ab, wie viele Anfragen der Assistent verarbeitet.

1. Einen Ablauf wählen, der häufig vorkommt, etwa Angebote für Ihre häufigste Auftragsart.
2. Zehn echte Anfragen sammeln, gern geschwärzt, auch schwierige.
3. Ihre Preisregeln aufschreiben: Stundensätze, Aufschläge, typische Zeiten.
4. Festlegen, was der Assistent nie ohne Sie tun darf.

Wie Sie den ersten Ablauf für KI auswählen, beschreibt auch der Artikel „KI-Automation: womit anfangen?“.